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Ne laissez pas les mails vous envahir

 

C'est un sentiment partagé par beaucoup : la dictature du mail se met en place !

Sachons y résister !

En effet la lutte ne fait que commencer, car ne nous y trompons pas, l'arrêt des mails n'est pas encore pour demain et leur volume a une fâcheuse tendance à se développer : sollicitations des Clients, mails internes, services professionnels comme le Rpva , ou encore et toujours les mails non sollicités que sont les spams.

 

Concernant les Spams, des solutions de filtrage de l'émetteur existent et nous pouvons en installer sur demande, mais elles sont très contraignantes envers l'émetteur et comportent des risques de non réception de mails.

 

C'est la raison pour laquelle elles ne se développent que modérément, elles pourraient être néanmoins l'ultime recours si la situation devenait inextricable.

 

D'autres moyens existent et sont de plus gratuits. Ils s'appuient sur des règles de prévention et d'organisation, appliquons-les déjà avant de se laisser imposer des méthodes moins communicantes.

 

 

Limitez le nombre de mails reçus

 

Vous vous êtes inscrit à une newsletter que vous ne lisez plus ?

Vous êtes resté en copie d'une ancienne adresse mail ne recevant plus d'information sensible ? C'est le cas d'anciennes adresses en wanadoo.fr par exemple ou du mail d'un collaborateur ayant quitté ses fonctions depuis plusieurs mois.

Vous avez été en contact ponctuel avec une société et ne souhaitez plus l'être ?

 

Il convient alors de se désinscrire (mention au bas du mail), de gérer les redirections éventuelles ou de filtrer ces messages par des règles sur le logiciel de messagerie.

 

Le cas des Spams :

 

Détrompez-vous, ces mails ne sont pas issus d'une génération spontanée. Les emails en langue française proviennent très souvent d'un contact que vous avez eu précédemment, votre adresse se trouvant ainsi mémorisée dans un fichier commun à d'autres émetteurs ou parfois revendue à d'autres partenaires.

 

Là aussi l'opération de désinscription peut être bien souvent efficace, car commune à plusieurs sociétés émettrices de spams, de plus les opérateurs français craignent davantage d'éventuelles poursuites ou signalements.

 

L'autre action consiste à utiliser le webmail Adwin et de placer ces mails dans le répertoire Spam. Un autoapprentissage de filtrage s'exerce alors sur une grande majorité de ces mails et une liste noire est complétée..

 

Afin que cela ne soit pas trop contraignant nous vous conseillons de réaliser ces opérations durant quelques jours et de renouveler l'opération au moins une fois dans le mois.

 

 

Organisez votre gestion des mails

 

Réduisez vos lectures de mails

 

Trop souvent les logiciels de messagerie sont paramétrés avec une relève automatique des mails toutes les 5 minutes voire toutes les minutes.

Concevons qu'un réglage de 15 ou 30 minutes serait plus réaliste, non ?

Un tel réglage vous évitera une trop grande distraction et un travail trop haché, votre ordinateur sera également plus performant.

 

Traitez vos mails par séquence

 

Prévoyez des plages horaires pour le tri, les messages en copie et les réponses à apporter, par exemple 4 fois par jour hormis la gestion des urgences.

L'efficacité est bien meilleure tant en terme de temps passé qu'en qualité de la réponse apportée.

Cela permet aussi de résister à une certaine addiction, addiction maintenant reconnue et prise au sérieux par les médecins du travail.

 

Hiérarchisez et répartissez les mails

 

L'utilisation de règles de message au sein du logiciel de messagerie peut être intéressante car elle permet de définir les urgences, de mieux répartir le traitement en interne et au final de gagner là encore du temps.

 

La boîte de réception devrait être vide !

 

En tous les cas ce devrait être l'objectif...

Pour une meilleure lecture, ne conservez que l'essentiel dans la boîte de réception en répartissant les mails dans d'autres répertoires (A lire, A suivre, A classer etc.)

C'est également plus motivant que de se replonger dans une liste de mails déjà lus et relus.

 

Lisez les mails les plus récents

 

Classez systématiquement vos mails du plus récent au plus ancien, les mails les plus anciens font souvent l'objet de mails plus récents en cas d'urgence ou font l'objet de mails explicatifs complémentaires.

Vous apportez ainsi une meilleure réponse tout en répondant bien souvent aux mails les plus anciens.

 

A moins d'avoir un retard de plusieurs jours nécessitant de tout vérifier, lisez en priorité vos mails dans l'ordre chronologique.

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